Uren registreren
In Peil registreer je uren per dag. Je koppelt een uurregistratie aan een klant en, optioneel, aan een project. Elke regel heeft een type: declarabel of intern.
- Declarabele uren — Uren die je factureert aan een klant. Alleen deze tellen mee in je NER-berekening en financiële overzichten.
- Interne uren — Overhead, acquisitie, administratie. Je kunt ze registreren voor eigen inzicht, maar ze drukken je NER niet omlaag.
Naast elke uurregistratie staat een gekleurde statuspunt. Die kleur vertelt je in één oogopslag wat er met die uren aan de hand is:
- Amber (gevuld) — Declarabel, nog niet gefactureerd.
- Blauw — Op een verstuurde factuur.
- Groen — Op een betaalde factuur.
- Rood — Op een te laat factuur.
- Grijs — Interne uren.
- Amber (hol) — Op een concept-factuur (nog niet verstuurd).
Interne uren zonder omschrijving krijgen een gedimd leeg bolletje — een signaal dat de registratie nog niet volledig is.
Factuur aanmaken
Je kunt een factuur op twee manieren starten:
- Vanuit de urenregistratie — Selecteer declarabele uren en kies "Factureren". Peil groepeert de uren per klant en zet ze klaar in de factuureditor, inclusief bedragen op basis van je ingestelde tarief.
- Vanuit de facturenlijst — Klik op "Nieuwe factuur" en bouw de factuur handmatig op met losse regels.
De factuureditor
In de editor stel je de factuur samen: klant, factuurdatum, betalingstermijn en regelitems. Je kunt uurregels toevoegen of aanpassen, of losse vaste bedragen invoeren.
Rechts van de editor zie je een live PDF-preview die 600 milliseconden na elke aanpassing bijwerkt. Wat je ziet, is wat je verstuurt.
Btw
Standaard rekent Peil 21% btw. Twee uitzonderingen:
- KOR — Als je de Kleineondernemersregeling hebt ingeschakeld, staat btw op 0% en verschijnt de wettelijke disclaimer automatisch op de PDF. Zie KOR.
- Verlegd (reverse charge) — Voor buitenlandse zakelijke klanten kun je btw verlegd toepassen. Peil toont de bijbehorende wettelijke tekst op de factuur.
Factuurontwerp
Het uiterlijk van je facturen stel je in via Instellingen → Factuurontwerp. Er zijn vier templates: Modern, Klassiek, Peil en Studio. Je kunt typografie, marges, tabelstijl en kleuren aanpassen, en je eigen logo uploaden. Alle wijzigingen zie je direct terug in de live preview.
Versturen
Vanuit de factuureditor verstuur je de factuur rechtstreeks als e-mail met PDF-bijlage. Peil gebruikt je ingestelde antwoord-naar adres, zodat de klant direct kan reageren op jouw e-mailadres.
Na het versturen houdt Peil de bezorgstatus bij: verstuurd, geopend, bounced of mislukt. Die status is zichtbaar in het factuuroverzicht en op de factuurpagina zelf.
Bezorgtracking werkt alleen in productie — lokale testomgevingen ontvangen geen webhookgebeurtenissen van de e-mailprovider.
Statusworkflow
Een factuur doorloopt de volgende statussen:
- Concept — Aangemaakt maar nog niet verstuurd. Bewerkbaar.
- Verstuurd — Verzonden naar de klant. PDF is gegenereerd en vastgelegd.
- Te laat — Betalingstermijn verstreken zonder betaling. Wordt automatisch ingesteld door Peil.
- Betaald — Betaling ontvangen en bevestigd. Factuur is vergrendeld en kan niet worden verwijderd.
Automatische herinneringen
Peil stuurt automatisch herinneringen voor onbetaalde facturen. Je stelt zelf in op welke weekdag en op welk tijdstip de herinneringen worden verstuurd, via Instellingen → Herinneringen. Elke factuur houdt bij hoeveel herinneringen er zijn verstuurd en wanneer de laatste was.
Terugkerende facturen
Op een factuur kun je een herhalingsschema instellen: wekelijks, maandelijks of op een aangepast interval. Peil genereert automatisch de volgende factuur op het ingestelde moment en plaatst hem als concept, zodat je hem nog kunt controleren voor het versturen.
Vaste projecten
Voor opdrachten met een vaste prijs gebruik je een project van het type "Vast". Peil houdt bij hoeveel van het totale projectbudget al is gefactureerd. Zodra het volledige budget is betaald, sluit Peil het project automatisch af. Je ziet dit terug als een melding op de facturenlijst en in het projectoverzicht.
Factuurarchief
Alle factuur-PDF's zijn terug te vinden via Exporteren. Je kunt ze per stuk downloaden vanuit de factuurpagina, of alle PDF's tegelijk ophalen als ZIP-bestand. Zie ook Gegevens exporteren.
De Belastingdienst vereist dat je facturen 7 jaar bewaart. Exporteer je PDF-archief regelmatig en bewaar het op een externe locatie.