← Kenniscentrum

Zakelijke kosten

Welke kosten trek je af als ZZP'er, welk deel telt mee, en wanneer krijg je de btw terug? De regels per soort kosten, en hoe Peil ze bijhoudt.

Wat telt als zakelijke uitgave?

Een uitgave is zakelijk als je deze doet voor je onderneming. Wáár je iets koopt, maakt niet uit: het gaat erom waarvoor. Eén bon van de supermarkt kan koffie en fruit voor je werkplek bevatten (zakelijk) en de boodschappen voor thuis (privé).

Van zakelijke kosten telt niet altijd alles mee. De wet kent drie soorten: kosten die je helemaal aftrekt, kosten die je voor 80% aftrekt, en kosten die je niet aftrekt. Daarnaast krijg je bij de meeste uitgaven de btw terug, maar niet bij alle.

Welk deel trek je af?

DeelSoort kostenVoorbeelden
100%Gewone bedrijfskostenkantoorartikelen, software, advies van je boekhouder, reclame, vakliteratuur, werkkleding, trein, taxi en vliegtuig voor je werk, een werkplek buiten je huis
80%Gemengde kosteneen zakenlunch, koffie en fruit voor je werkplek, een relatiegeschenk, een congres of studiereis
0%Privé en niet aftrekbaarboodschappen voor thuis, je eigen lunch, gewone kleding, de kapper, een boete, brandstof en parkeren voor je eigen auto

Wat je aftrekt, verlaagt je winst. Over die lagere winst betaal je inkomstenbelasting, dus een aftrekpost van €100 scheelt je netto geen €100, maar het tarief dat je over je laatste euro's winst betaalt.

Eten, drinken en representatie: 80%

Drie soorten kosten zijn slechts beperkt aftrekbaar, inclusief de reis en het verblijf die erbij horen:

  • Voedsel, drank en genotmiddelen: zakenlunches en zakendiners (fooi inbegrepen), koffie, thee, melk en frisdrank.
  • Representatie: recepties, feestelijke bijeenkomsten, en ook relatiegeschenken. Een cadeau voor een klant is dus representatie, geen reclame.
  • Congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen.

Je kiest elk jaar in je aangifte hoe je deze aftrekt: alles boven een drempel van €5.700, óf standaard 80% van het totaal. Bij minder dan €28.500 aan gemengde kosten per jaar levert de 80%-regel het meeste op. Dat geldt voor vrijwel elke ZZP'er. Peil rekent daarom met 80%.

Voor de reis en het verblijf bij een cursus of congres trek je samen hooguit €1.500 per jaar af, tenzij je werk het bijwonen absoluut noodzakelijk maakt.

Wat je zelf eet en drinkt, is privé: óók je lunch op een gewone werkdag, óók aan je eigen bureau. Je eigen deel van een zakenlunch met een klant hoort daarentegen wel bij de gemengde kosten.

Restaurant en café: de btw blijft in de kosten

Eet of drink je in een restaurant, café of hotel? Dan krijg je de btw op dat eten en drinken niet terug. Die btw is dus gewoon onderdeel van je kosten. Koop je koffie en koekjes in een winkel voor je werkplek, dan krijg je de btw wél terug.

Een voorbeeld: een lunch met een klant van €109, waarvan €9 btw. De kosten zijn de volle €109, en daarvan trek je 80% af: €87,20. Dezelfde €109 aan koffie en fruit uit de supermarkt kost je €100, want de €9 btw krijg je terug. Van die €100 trek je vervolgens 80% (dus €80) af.

Je eigen auto: €0,25 per kilometer

Gebruik je je eigen auto, motor of fiets voor je werk, dan trek je in 2026 €0,25 per zakelijke kilometer af (in 2024 en 2025 was dat €0,23). Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting overigens als zakelijk.

Brandstof, verzekering, tol en parkeren trek je daarnaast niet los af: die zitten al in het bedrag per kilometer. Een tankbon of parkeerbon is voor je aangifte dus geen losse uitgave. Wat telt, is hoeveel zakelijke kilometers je rijdt. Houd die registratie goed bij.

Openbaar vervoer, taxi en vliegtuig voor je werk trek je wel helemaal af. Bewaar je vervoersbewijs, of download een overzicht van je reizen met de OV-chipkaart.

Wat je niet aftrekt

  • Boetes: verkeersboetes, parkeerboetes, bestuurlijke boetes en dwangsommen, ook als je ze tijdens je werk kreeg.
  • Kleding, behalve specifieke werkkleding: kleding die je (bijna) alleen voor je werk kunt dragen, of kleding met een logo van je onderneming van minstens 70 cm².
  • Persoonlijke verzorging, zoals de kapper. Voor artiesten, presentatoren en beroepssporters gelden uitzonderingen.
  • Algemene boeken en tijdschriften. Vakliteratuur trek je wel af.
  • Een vaste telefoonaansluiting thuis. Zakelijke gesprekken daarop weer wel. Van een mobiel abonnement telt het daadwerkelijke zakelijke deel.
  • Een werkruimte in je eigen huis, tenzij deze een zelfstandig deel van je huis vormt en je er het grootste deel van je inkomen verdient. Een werkplek elders, zoals een kantoor of flexplek, trek je wel af.
  • Spullen die privé van jou zijn, zoals een computer die niet tot je onderneming hoort. Koop je hem specifiek voor je werk, dan is het een zakelijke aankoop.

Opleidingen: alleen om bij te blijven

Een cursus, training of opleiding trek je af als je deze volgt om je bestaande vakkennis op peil te houden. Leer je iets geheel nieuws, bijvoorbeeld voor een ander vak, dan is het geen zakelijke uitgave. De grens is hierin niet altijd scherp, ook volgens de Belastingdienst. Twijfel je, vraag het dan na bij een adviseur.

Grote aankopen: afschrijven

Koop je iets van €450 of meer (zonder btw) dat langer dan een jaar meegaat, zoals een laptop? Dan is het een bedrijfsmiddel. Dat bedrag trek je niet in één keer af, maar schrijf je af over minstens vijf jaar (dus hooguit 20% per jaar). Over je investeringen samen kun je daarnaast in aanmerking komen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).

Hoe Peil je kosten verwerkt

In Peil voeg je een uitgave toe onder Kosten, met de bon er direct bij als foto of PDF. Elke uitgave krijgt een categorie, en die categorie bepaalt welk deel meetelt in de prognose:

  • 100%: Kantoor en benodigdheden, Software en abonnementen, Apparatuur, Reizen en vervoer, Opleiding en vakliteratuur, Marketing en reclame, Advies en diensten, Overig.
  • 80%: Restaurant en café (de btw blijft in de kosten), Eten, drinken en representatie, Congressen en studiereizen.
  • 0%: Privé en Boetes. Deze bewaart Peil wel, zodat je bonnetjes-archief en je overzicht netjes compleet blijven.

Laat je Peil je bon inlezen? Dan kiest de app de categorie op basis van wát je kocht, niet op basis van de winkel. Boodschappen voor thuis gaan naar Privé, een restaurantrekening naar Restaurant en café, en een tank- of parkeerbon naar Privé. Je ziet het voorstel altijd terug en kunt het zelf aanpassen.

Staan er op één bon zakelijke en privé-aankopen, zoals koffie voor je werkplek en boodschappen voor thuis? Open dan de regels van de bon en markeer de privé-aankopen. Wat je niet aanvinkt, telt als zakelijk, en de categorie geldt voor die zakelijke regels. De btw op de privéregels krijg je niet terug. Staat bij elke regel het btw-tarief, dan rekent Peil de btw per regel uit; anders verdeelt Peil de btw naar verhouding van de bedragen. Bij een bon met 9% én 21% is dat een benadering.

Alleen btw die je mag aftrekken haalt Peil van je kosten af. Privé-uitgaven en boetes zijn niet aftrekbaar en de btw daarop vraag je niet terug. Bij verlegde btw geef je de btw zelf aan; aftrek als voorbelasting kan alleen voor zover je de aankoop gebruikt voor btw-belaste omzet. Maak je gebruik van de KOR? Dan trek je geen btw af.

Wat Peil nog niet doet

  • De drempel van €5.700 toepassen in plaats van de 80%-regel. (Pas boven de €28.500 aan gemengde kosten per jaar levert die drempel meer op).
  • Een percentage berekenen voor kosten die je zowel zakelijk als privé gebruikt, zoals je telefoon of internet. Een aankoop telt in Peil momenteel helemaal mee of helemaal niet.
  • Zakelijke kilometers met je eigen auto registreren.
  • De grens van €1.500 toepassen voor reis en verblijf bij cursussen en congressen.
  • De btw op relatiegeschenken boven €227 per ontvanger per jaar negeren (die je dan niet terugkrijgt).
Peil rekent met deze regels om je winst en je belasting zo accuraat mogelijk vooruit te schatten. Het is echter geen boekhouding en doet geen aangifte. Twijfel je over een specifieke uitgave, vraag het dan aan je boekhouder.

Bronnen