Elke klant in Peil is meer dan een naam en adres: het is het knooppunt waar je uren, projecten, facturen en tariefgeschiedenis samenkomen. Deze pagina laat zien hoe je een klant aanmaakt, wat het contactoverzicht je vertelt, en hoe Peil bijhoudt welk tarief wanneer gold.
Het contactoverzicht
peil.app/clients toont al je klanten in een lijst, met per klant een gekleurde stip, het huidige uurtarief en een korte statusregel: hoeveel uur je deze maand al hebt geregistreerd, hoeveel daarvan nog niet gefactureerd is, en hoeveel facturen nog open staan. Een retainerklant toont in plaats daarvan de voortgang ten opzichte van de afgesproken maanduren.
Bovenaan staat een korte KPI-balk (totaal aantal klanten, hoeveel daarvan actief zijn, en je omzet dit jaar). Klanten die je hebt gedeactiveerd (bijvoorbeeld een afgeronde samenwerking) verberg je standaard; de knop "Inactieve tonen" haalt ze terug in beeld zonder ze te verwijderen.
Een klant aanmaken
Klik Nieuw contact voor het formulier: bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, adres, contactpersoon en e-mailadres.
Twee velden verdienen extra aandacht:
- Factuurtaal: NL of EN, per klant. Dit bepaalt niet alleen de taal van de factuur-PDF, maar ook van de factuur-e-mail en de klantportaal-pagina die deze klant te zien krijgt.
- Standaard uurtarief: het startpunt voor nieuwe tijdregistraties bij deze klant. Zodra je het tarief ooit wijzigt, neemt de tariefhistorie het over als bron van waarheid (zie hieronder).
Het klantdetail
Klik op een klant voor het volledige beeld: gefactureerde uren, omzet dit jaar en het huidige uurtarief. Staan er ongefactureerde uren open, dan zie je daarnaast een duidelijke melding met een snelkoppeling naar Factuur aanmaken.
Vier tabbladen geven toegang tot de rest:
- Recente registraties: de laatste tijdregistraties bij deze klant, met bedrag en status per regel.
- Facturen: alle facturen aan deze klant, met status en een snelle "alles downloaden"-knop voor de PDF's.
- Tariefhistorie: zie hieronder.
- Notities: vrije notities bij deze klant, gedeeld met projectnotities uit dezelfde klantrelatie.
Tariefhistorie: de bron van waarheid
Peil onthoudt niet één tarief per klant, maar de volledige geschiedenis: elk tarief dat ooit is gebruikt, met de periode waarin het gold en hoeveel registraties eronder vallen. Dat is belangrijk, want het standaard uurtarief op het klantformulier is alleen het beginpunt. Zodra je voor een klant tijd hebt geregistreerd, is de tariefhistorie leidend, niet het formulierveld.
Wanneer je een nieuwe tijdregistratie maakt, zoekt Peil in deze volgorde naar het geldende tarief:
- een expliciet ingevuld tarief op de registratie zelf;
- het meest recente tariefhistorie-record voor deze klant én activiteit;
- het meest recente tariefhistorie-record voor deze klant zonder activiteit;
- het standaard uurtarief van de klant;
- je algemene standaardtarief uit instellingen.
Belangrijk detail: dit gebeurt op basis van de datum van de registratie zelf. Een achteraf ingevoerde registratie krijgt dus het tarief dat toen gold, niet je huidige tarief.
Een tariefsverhoging doorvoeren doe je dus niet door het klantformulier te bewerken, maar door simpelweg een tijdregistratie te maken met het nieuwe tarief. Peil opent daarmee automatisch een nieuwe periode in de tariefhistorie.
Klantportaal
Elke klant krijgt bij de eerste verstuurde factuur een eigen portaallink: een pagina waar hij zijn facturen kan bekijken en downloaden, zonder in te hoeven loggen. De huisstijl van dat portaal (je logo, kleur en naam) stel je in bij de ontwerp-editor. Zie Facturen en huisstijl vormgeven voor hoe dat portaal eruitziet en wat je klant daar precies ziet.
Zie Projecten beheren voor hoe je een klant koppelt aan een uurbasis-, projectbasis- of retainerproject, en Een factuur maken en versturen voor de weg van geregistreerde uren naar een verstuurde factuur.